参展商手册包含的主要内容

[2013-07-05][四川精彩展示][浏览2667次]

在指定了展会的各种服务商和建立了展会专门网站以后,编写展会的各种文件是展会紧接下来的另一项重要的后勤工作。为保持对有关专项筹备方案论述的完整性,我们将与展会招展、招商和宣传推广有关文件的编写问题放在有关专项方案中论述,在本节,我们只讲述关系到展会整体筹备进度的重要文件——展会参展商手册的编写问题。

参展商手册是将展会筹备、开幕以及参展商参加展会时应注意的其他问题汇编成册,以方便参展商进行参展准备的一种小册子。参展商手册不仅是帮助参展商进行参展筹备的纲领性文件,也是办展单位对展会布展、展览和撤展等各环节进行有效管理的指导性文件。参展商手册主要包括以下几方面的内容:

1.前言

前言主要是对参展商参加本展会表示欢迎,说明本手册编制的原则和目的,提醒参展商在筹展、布展、展览和撤展等环节要自觉遵守本手册的相关规定等。前言一般都很简短,言简意赅。

2.展览场地基本情况

展览场地基本情况包括展馆及展区平面图、至展馆的交通图、展览场地的基本技术数据等。绘制展馆及展区平面图时,要注意标明展馆各种服务设施所在的位置、展区和展位划分的详细情况、展馆内部通道和出人口等;在绘制至展馆的交通图时,要注意标明展馆在该城市的具体位置、到展馆可以利用的各种主要交通工具和交通路线、各指定接待酒店在该城市的具体位置等;对于该展览场地的基本技术数据,要清楚准确地列出地面承重、馆内通风条件、货运电梯容积容量、展馆室内空间高度、展馆人口高度和宽度、展馆的水电供应状况等。对展览场地基本情况的介绍,对于帮助参展商准确地找到展馆和自己的展位,进而进行展位搭装和布展有着很好的指引作用。

3.展览场地基本情况

展览场地基本情况包括展会的名称、举办地点、展览时间、办展单位、展会指定承建商、指定运输代理、指定旅游代理、指定接待酒店等。对于办展时间,要具体列明展会的布展时间、开幕时间、对专业观众和普通大众开放的时间、撤展时间、布展撤展加班时间等,对以上时间尽量精确;对于办展单位,要具体列明展会的主办单位、承办单位、支持单位和协办单位等;另外,还要具体列明展会指定承建商、指定运输代理、指定旅游代理、指定接待酒店等的详细联系地址、联系电话、传真和联系人,如果有网址和E-mail也最好能公布,以便参展商在需要的时候方便联系各有关单位。

4.展会规则

展会规则就是展会要求参展商和观众等参加展会时所必须遵守的一些规章制度,包括:展会有关证件使用和管理的规定、展会现场保安和保险的规定、展位清洁的规定、物品储藏的规定、现场使用水电的注意事项、现场展品销售的规定、消防规定、知识产权保护规定、现场展品演示的注意事项等。展会规则是所有与会人员必须遵守的一些制度,对展会现场管理和维护现场秩序十分重要。

5.展位搭装指南

展位搭装指南是对展会展位搭装的一些基本要求和说明,主要包括标准展位说明和空地展位搭装说明等。由于所有的标准展位的基本结构和配置都是一样的,所以“标准展位说明”主要是对展位的标准配置作出说明,列明参展商使用标准展位的注意事项,提出如果参展商需要增加非标准配置以外的其他配置的处理办法等。“空地展位搭装说明”主要是对参展商搭建空地展位作出的一些规定和要求,如使用材料的要求、动火作业的规定、消防安全的规定和铺设电线的规定等。展位搭装指南对指导参展商顺利、安全地搭装展位和布展有较大帮助。

6.展品运输指南

展品运输指南是对参展商将展品等物品运到展览现场所作的一些指引和说明,主要包括海外运输指南和国内运输指南等。不管是海外还是国内运输指南,都要对展品等的运输方式和运输线路、各种货品的交运和文件提交的期限、货运文件的准备和交付、收费标准、包装、海关报关、回程运输、可供选择的自选服务等作出具体说明。展品运输指南对帮助参展商及时安排展品等物品的运输有较大的作用。

7.会展旅游信息

会展旅游信息是对解决参展商及观众等参加展会期间的交通、吃、住、行等需要和展会前后的旅游需要等作出的一些说明。会展旅游信息要详细地列出各指定接待酒店的档次、协议优惠价格、地址、联系电话和传真以及联系人、与展馆的距离等,要列出海外观众和参展商入境的签证办法、会展期间及前后可供选择的商务考察和观光休闲旅游的线路和安排等。会展旅游信息主要是为了方便参展商及观众的日常生活服务的。

8.相关表格

相关表格是有关参展商在筹展和布展过程中需要使用的各种表格,主要包括展览表格和展位搭装表格两种。展览表格主要有贵宾买家服务表、聘请临时服务人员申请表、额外工作证和邀请卡申请表、研讨会和技术交流会申请表、刊登会刊广告申请表、刊登会刊资料表、现场广告申请表、酒店住宿确认表等;展位搭装表格主要有展位楣板公司名称表、租用展位设施申请表、租用展具申请表

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