展会现场的撤展管理

[2013-07-20][四川精彩展示][浏览2614次]

当展会按计划的天数进行展览完毕以后,展会就要准备闭幕,展会闭幕标志着本届展会正式结束。然而,展会闭幕并不意味着展会现场工作就此结束。展会闭幕后,展会的撤展工作还需要展会的大力介入和进行必要的管理。

展会的撤展工作主要包括:展位的拆除、参展商租用展具的退还、参展商展品的处理和回运、展场的清洁和撤展安全保卫等工作。

1.展位的拆除

展览完毕,各参展商的展位要安全拆除,让展览场地恢复原貌。展位的拆除工作一般在展品取下展架后才进行。如果参展商使用的是标准展位或者委托施工的展位,展位的拆除工作一般由承建商负责;如果参展商使用的展位是自己施工搭建的,展位的拆除工作就要由参展商负责。展位的拆除工作有时比布展时更为复杂,也更为危险。展会要监督各参展商或承建商按规定的程序进行展位的拆除工作。

2.参展商租用展具的退还

展览完毕,各参展商临时租用的展具要及时退还展馆服务部门或者各承建商。如果参展商在退还展具时和展馆服务部门或承建商之间出现问题,展会可以从中协调。

3.参展商展品的处理和回运

展览结束后,参展商的展品有四种处理办法:出售、赠送、销毁和回运。有些展会不许现场出售展品,这时,参展商就不能在展览结束后将展品卖给观众;参展商可以将展品赠送给客户、当地代理商或其他有关人员。如果某些展品不便赠送或者参展商不愿出售和赠送,往往就地销毁;对于一些价值较大又无法现场售出的展品,参展商往往要将他们运回去。

4.展品出馆控制

为了保证所有出馆人员带出展馆的展品是他自己的物品,在展会展览期间及展会结束后,展会要对所有的出馆展品进行查验才给予放行。展会给出馆展品实行“放行条”控制,需要出馆的展品,相应的参展商要向展会申请“放行条”,展会在查验展品与“放行条”一致时才准许其出馆。

5.展场的清洁

展会撤展时往往会比布展时产生更多的垃圾,对于这些垃圾,展会或其指定的承建商要及时处理。不要在展会结束后在展馆留下大量的垃圾,也不要弄脏展场地面和其他有关设施。

6.撤展安全保卫

展会撤展时往往比较杂乱,展会不要松懈撤展现场的安全和消防保卫工作。

展会的撤展工作是在展会闭幕后才进行的,但展会撤展管理的准备工作要在展会撤展前就准备就绪,这样才能保证展会撤展工作有条不紊地进行,不然,撤展工作就可能会出现混乱。

展会时间管理方案策划

这里是从展会策划的整体角度回过头来讲述如何对展会筹备进行时间和进度控制的问题。主要包括:展会时间管理的含义和基本原理;展会招展时间管理;展会招商时间管理;展会宣传推广时间管理;展会服务及筹展撤展时间管理;展会整体进度时间管理等。

“不能管理时间,便什么都不能管理。”展会作为一种涉及多个行业的综合性大型活动,不管是策划、筹备、营销,还是开幕,无不要求在时间安排上有高度的协调性和适应性。要使展会成功举办,一定要对展会的招展、招商、宣传推广、筹展撤展等各个环节进行严格的时间管理,并在整体进度上进行统筹。

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