展览期间的现场工作

[2013-07-20][四川精彩展示][浏览2146次]

展会开幕以后,展会就进入了展览期间的现场工作阶段,这是展会最重要和最关键的阶段,展会前期的所有准备工作都是为了这一个时期的工作能顺利进行。展会的办展目标、参展商的展览目标和观众的参观目标主要是在这一阶段得到实现,这一阶段的工作直接决定展会举办的成功与否。展会展览期间的现场工作主要包括:

1.参展商现场联络和服务

展览期间,所有的参展商都亲临展会,展会一般都会抓住这一机遇,亲自到各参展商的展位拜访参展商,或者邀请参展商座谈,与他们联络感情,了解他们的需求,征求他们对展会的意见和改进建议,及时为他们提供其需要的各种服务。

2.观众登记和服务

观众通过登记进入展会会场以后,展会要对观众参观、观众信息咨询、中场休息场地和设施的提供、观众与参展商贸易谈判等提供便利和服务。

3.公关和重要接待活动

展会展览期间,展会往往会安排一些重要的公关活动,如邀请重要领导参观和视察展会、接待外国参展和参观代表团、接待行业协会和商会的考察、接待外国驻华机构代表的访问等。这些公关和接待活动对扩大展会影响、树立展会良好形象有重要作用。

4.媒体接待与采访

展览期间,展会还会安排一些媒体对展会进行参观和采访,一些著名的展会媒体还会主动申请采访,如前所述,接待媒体与安排媒体采访对扩大展会宣传推广有重要作用,展会要认真对待。另外,展会还可以通过展会的新闻中心有意识地对外发布一些展会方面的新闻以进一步扩大展会的影响。

5.展会相关活动的协调管理

展览期间举办的会议、比赛、表演和其他相关活动,展会要积极安排和协调,如第十章的相关论述。

6.现场安全保卫工作

展览期间的安全保卫工作主要是防止可疑人员进入展会、防止展品丢失和被盗、展会消防安全保护、协助参展商处理一些安全保卫方面的工作等。和布展时一样,展览期间展会也只负责提供一般的保护工作。

7.现场清洁

展会一般要负责展场公共区域如通道等的清洁卫生工作,展览期间以及每天闭馆后派出相关人员清洁和打扫这些区域;展会一般不负责各展位里面的清洁卫生工作,这些区域的清洁卫生工作由各参展商自己负责。

8.有关信息的收集整理

展会展览期间,各种信息汇集于同一个展馆里,展会要抓住这一时机收集有关信息,如对参展商和观众进行问卷调查,了解他们对展会各方面的看法和意见等。展览期间收集的信息是改进展会办展策略的重要参考资料,展会要认真收集、分析和整理。

9.与场地部门结算工作

展会要派出专门人员与展馆场地部门核对展会租用面积、参展类别和各服务收费,准备相关资料和数据,为展会闭幕后与场地部门结算作准备。

10.与有关方面商谈下一届展会的合作与代理事宜

展览期间,展会的各合作单位和招展、招商代理一般都会亲临展会,这时,要与他们商谈下一届展会的合作与代理招展、招商等事宜,为下一届展会提前作准备。

11.为下一届展会招展预订展位

展览期间,行业内企业和人员大量汇集,展会可以在大会现场设立专门“招展办公室”,负责为参展商预订下一届展会的展位。

展会展览期间的现场工作涉及的面很广,展会一定要事先周密布置,仔细安排,责任到人,确保每一项工作都有专人负责,使每个工作人员分工合理、责任分明、分工协作,共同管理好展会的现场各项工作。

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