展会开幕酒会

[2013-07-18][四川精彩展示][浏览2348次]

在开幕的当天,展会往往还会举行开幕酒会,用来招待出席开幕式的领导、嘉宾和参展商代表。开幕酒会是展会的一项重要公关活动,它可以很好地起到促进展会与参展商、行业领导和其他有关各方面的关系的作用。

举行开幕酒会,展会要事先安排好酒会举办的地点、时间、酒会的方式、出席酒会的人员范围、酒会的标准等。

1.地点

开幕酒会最好安排在离展馆不远的酒店里举行。选择举办酒会的酒店时,不仅要联系展会的实际考虑酒店的档次,要根据酒会的规模考虑酒店的接待能力,还要考虑出席酒会的有关人员到酒店的便利程度。另外,对于酒会的安全问题也要加以充分考虑。

2.时间

开幕酒会可以根据展会的实际需要安排在展会开幕当天的中午或者是晚上,很多展会都将酒会安排在当天晚上,这样更有利于有关嘉宾尤其是参展商代表安排出席酒会的时间。如果酒会安排在晚上,则酒会开始的时间不宜太早,也不要太迟。太早了参展商代表可能还在展馆里忙碌而无法出席酒会,太迟了可能会影响到展会嘉宾的其他活动安排。

3.方式

开幕酒会可以采用自助餐的形式,也可以采用围餐的形式。在酒会开幕前可以安排一个小型的鸡尾酒会供大家互相认识和交流。在酒会正式开始前可以由办展单位领导致简短欢迎词,并安排其他有关领导发表简短讲话。酒会期间,可以播音乐,也可以安排表演活动用以活跃气氛。

4.出席酒会的人员范围

一般来说,出席酒会的人员要包括出席开幕式的领导和嘉宾、办展机构的领导和代表、行业协会和商会的领导、参展商代表、行业主管部门官员、新闻媒体、工商管理部门的代表、有关外国驻华机构代表等。出席酒会的人员范围一定要全面兼顾,不能漏掉某一方面。另外,再席酒会人员的总人数要事先计划好,要避免出现人员爆满而有人没有座位或者空出大量座位的不良现象。对于出席酒会的所有人员,展会都要事先通知他们有关酒会的情况,并对他们发出正式与会邀请,派专人跟踪落实他们到会情况。

5.酒会的标准

酒会标准可以按展会的总预算中对酒会的预算来具体安排,并根据该预算做好酒会的详细预算。酒会预算可以按出席酒会的人数以每人多少钱来计算,也可以根据酒会有多少桌按每桌多少钱来计算。不管按什么标准来计算,酒会的档次都要适当。

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