展会现场布置

[2013-07-18][四川精彩展示][浏览7003次]

展会现场工作一般由三部分组成:展会开幕管理、展会专业观众登记管理和展会现场工作管理。展会开幕管理是展会现场工作的第一个阶段,它是对展会开幕式的筹划、准备、控制和协调。展会开幕式是展会筹备过程的结束,同时也是展会展览期间的开始。因此,筹划好展会的开幕式,对举办好展会有着十分重要的作用。

在举办展会开幕式之前必须将展会现场布置好,以便为展会举行开幕式和观众到会参观作充分的准备。展会现场布置需要安排好以下各项内容:

1.展会开幕现场

需要布置好开幕背板、门楼或展会横幅,并在背板上写上展会名称,开放时间,展会的主办、承办、支持单位等办展单位的名称等。如果有单位祝贺展会开幕或有企业做现场广告,还要布置好现场空飘气球或其他广告牌等。如果展会开幕现场有表演,还要按表演的需要布置好表演的场地。开幕式现场要布置得庄严隆重,气氛要营造得符合展会定位的需要。

2.展馆序幕大厅

要布置好展馆、展区和展位分布平面图、各服务网点分布图、各参展企业及其展位号一览表及名录牌、展会简介牌、展区参观路线指示牌、展会宣传推广报道牌、展会相关活动告示牌等。序幕大厅的布置要与整个展会的气氛相协调,要醒目,容易辨认。

3.展会各展馆

除了各参展企业的展位以外,还要布置好各展馆(展区)的主要展览内容提示牌、参观路线指示牌、本展区服务网点提示牌、至其他展馆(展区)的路线提示牌、本展区参展企业及其展位号一览表等。上述内容要布置在展馆(展区)比较显眼或观众容易迷路的地方,这样更有利于观众参观。

4.展会嘉宾的休息室或者会客室

除了要配备一些茶水、咖啡和小点心等以外,还可以放一些有关展会的介绍资料。如果有必要,还可以为该休息室或会客室配备专门的服务人员或者翻译。

5.其他

为方便参展商现场租赁各种展具和申请额外用水用电,展会可以在展馆适当的地方设立展会布展“一条龙服务点”,集中处理参展商布展及展览期间租赁展具和申请额外用水用电的需求。另外,为方便参展商和观众,还可以在展馆序幕大厅、展馆的主通道或其他便利的地方设立联络咨询服务中心,安排专门的人员在该中心负责接待和联系客户,现场处理和回答客户的有关问题。如果展会规模较大,除该联络咨询服务中心外,展会还可以在其他合适的地方再设立一些联络咨询服务点,为客户服务。

上述各种布置必须在展会开幕前完成。因为展会一旦开幕,观众就将入场参观,如果展会现场的各种布置在观众进场后还未完成,那势必会严重影响展会的现场秩序和展会的整体形象,影响观众的参观和参展商的展出效果,对展会发展不利。【经典案例】香港礼品及赠品展对服务的有形展示

香港礼品及赠品展是亚洲同类展会中最大的展会,在全世界同类展会中排名第二,参展企业来自全世界34个国家和地区,标准展位数超过4200个。展会在业界声誉卓著。

香港礼品及赠品展非常重视通过有形展示将自己的展会服务展示给参展商和买家看,让他们切实感觉到展会处处在为自己着想,在尽量为自己服务。首先,展会将对参展商和买家的服务承诺事先告诉他们,如优惠酒店安排、免费巴士安排等,让参展商和买家早知道、早利用;其次,展会强化品牌建设,展会LOGO,展会的CI、VI等形象不论是在其广告宣传还是在展会现场都一脉相承,形象突出,让人产生信赖;再次,展会将自己的宣传推广的成果、对观众需求的实物引导、参展商名单和展位号等在展会现场适当的地方集中公布,让参展商和买家感受到展会在努力为自己服务;最后,充分考虑参展商和买家的需求,在展会现场适当的地方布置为参展商和买家的服务点,并在容易“迷路”的地方布置醒目的提示和指引牌,使参展商和买家在展会现场不论寻找什么展会相关服务都十分便利。

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