新闻发布会计划

[2013-07-16][四川精彩展示][浏览2594次]

展会整体宣传推广实施计划是展会整体宣传推广工作的具体实施方案,主要有六个方面的内容:新闻发布会计划、专业媒体宣传推广计划、同类展会宣传推广计划、大众媒体宣传推广计划、专项宣传推广计划和展会宣传推广进度计划。

新闻发布会是展会常用的宣传推广方式之一,也是展会与新闻界加强联系的有效办法。新闻采访和报道一般是免费的,而新闻报道的可信度又比较高,效果也不错,因此,如果组织得好,新闻发布会是一项成本低而效益高的展会宣传推广手段。

1.召开新闻发布会的时机

展会从开始筹备到最后开幕,这期间可以视需要组织多次新闻发布会。比如,在展会筹备之初、在展会招展工作基本结束时、在展会开幕前、在展会闭幕时都是召开新闻发布会的绝好时机。在这些时候召开新闻发布会,对展会具有较大的促进作用。

在展会筹备之初召开新闻发布会,一般是向新闻界介绍举办展会的时间、地点、办展目的、展会主题、展品范围和展会的发展前景等。发布会的目的主要是要通过新闻界告诉行业人士:在某时某地将有一个十分有发展前景的展会要举办。这时召开新闻发布会,主要是起一种“消息发布”和“事件提示”的作用。

在展会招展工作基本结束时,有些展会也会就展会的筹备进展情况、参展商的特点及构成等情况举行新闻发布会,通过新闻发布会告诉社会展会的进展情况,吸引展会的目标观众届时到会参观,对尚未决定参展的目标参展商提供进一步的参展激励。

在展会开幕前,绝大多数展会都会召开新闻发布会,向外通报展会的特点、参展商的特点和构成、展会的招商情况、展品范围、贵宾邀请等内容。在展会开幕前召开的新闻发布会是一次十分重要的发布会,很多展会都会精心组织,广泛邀请记者与会。

在展会闭幕时召开的新闻发布会一般是向外界通报展会的展出效果、展出者的收获、参展商和观众的构成和特点、贵宾参观情况、展望展会的未来发展等内容。这种发布会就像是展会的总结,如果组织得好,对下一届展会的筹备会有一定的帮助。

2.新闻发布会的筹备

在确定了新闻发布会的举办时间以后,组织召开新闻发布会还要准备好以下一些内容:

(1)确定发布会的地点。召开新闻发布会的地点可以在展会的举办地,也可以不在展会的主办地,须视展会的具体需要而定。从实际操作看,很多展会都将展会开幕时和闭幕后的发布会放在展会举办地召开。

(2)确定出席发布会的媒体及相关人员。发布会要选择合适的媒体参加才有效果,如果交给不合适的媒体,再好的新闻材料也会被浪费。参加发布会的媒体一定要是对目标参展商和观众有较大影响的媒体。参加发布会的媒体的数量和地区来源要规划好。除了新闻媒体,还可以邀请一些行业协会、工商部门、政府主管机构、外国驻华机构、参展商代表等单位的人员参加。需要注意的是,参加新闻发布会的媒体人员不应该仅仅是记者,还可以邀请一些专栏评论员、摄影师、编辑和其他有舆论导向作用的人员参加。上述人员的全面参与有助于展会获得更高的报道率。

(3)确定发布会的主持人。发布会的主持人可以是有关行业协会或商会的领导、办展单位的负责人、政府主管部门的官员等,也可以由上述机构共同来主持。

(4)确定发布会要发布的内容。发布会内容应视发布会召开的时间不同而各有侧重,如前所述。发布会的内容可以编成各种新闻资料,如新闻稿、特别报道、特写、新闻图片、专题报道等。这些新闻资料一定要口径一致,并重点突出。在上述新闻资料中,新闻稿是给媒体提供的最基本和最重要的新闻资料,展会一定要精心编写。为满足不同媒体的不同需要,还可以编写各有侧重的专题报道稿件和背景材料供其选用。

(5)确定发布会的召开程序。新闻发布会的程序一般是:办展单位、行业协会或政府主管部门有关领导讲话,展会信息发布和展示,记者提问。有关领导的讲话要简短,其所占用的时间不要超过展会信息发布和展示的时间,且要精心准备回答记者可能提出的各种问题,避免冷场。发布会的时间不应太长,一般认为最好不要超过一个小时。

发布会结束以后,还要及时跟踪和收集各媒体的报道情况。如果有媒体需要更详细的资料,要及时提供;如果一时提供不了,可以安排有关媒体进行实地采访和拍摄。

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